Política de tratamiento de datos personales

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS 

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y serán ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.
REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE en su condición de responsable del Tratamiento.

b) Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE , salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.

c) Recibir información por parte de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

En el presente documento, en secciones posteriores, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.

1. Derechos de acceso

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición
de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. 

Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

2.Derecho de consulta

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE. En consecuencia, la organización garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los
Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de la organización.
REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Se garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y
seguros;
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de
Privacidad;
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en
operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de DIEZ (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los CINCO (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.Derecho de actualización 

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

4. Derecho de rectificación

Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe
indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b) REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, tiene
plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho,
siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se
podrán habilitar medios electrónicos u otros que la organización considere pertinentes y
seguros.
c) REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, podrá
establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el
Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web
u oficinas de la organización.

5. Derecho de cancelación

Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley. 

6. Derecho a la revocatoria del consentimiento

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento. Se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

a) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
b) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

(i) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
(ii) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
(iv) Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

7. Derecho de Oposición

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Gerencia General de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, hará un juicio de proporcionalidad o
ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de información.

8. Derecho a a supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Se tendrán en cuenta los siguientes supuestos:

a) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
b) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
d) Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados.
e) El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

(i) El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base
de datos.
(ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del
titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con
una obligación legalmente adquirida por el titular.
(iv) Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos,
los cuales tienen como finalidad su publicidad.

9. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos administrada por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos
Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de la organización a través de los canales dispuestos para el efecto.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.

El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de recibido reclamo que no sea competencia de la organización para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de quince (15) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos

En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE.

 De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

a) Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus
funciones legales, o por orden judicial.
b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
c) En casos de emergencia médica o sanitaria.
d) Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.
e) Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, si tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

11. Protección de datos en los contratos.

En los contratos laborales, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales.

También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas terceras. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web institucional, para su debida consulta.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo
3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos. Dado que, en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado
para recibir y tratar dichos datos personales.

12. Transferencia de datos personales a terceros países

En los casos en que REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE en desarrollo de su objeto social, desarrolle cualquier actividad que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

a) La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando
exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de
Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
b) Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una
transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de
datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de
Colombia.
c) Asimismo, se debe obtener la autorización previa de la Delegatura de Protección de
Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga
previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un
cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen
garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la
SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes.
d) La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de
REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE,
estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de
carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las
garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción
de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por la
organización como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
e) REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE no
solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre
amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario.
Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia
es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de
la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

9. DEBERES DE LOS DETINATARIOS DE ESTA NORMA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

1. Deberes para los RESPONSABLES del tratamiento. 

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE hará uso de dichos datos solamente para las finalidades
para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, que se exponen a continuación:

Cuando REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización y consentimiento otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y
adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se
mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado
del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma
y en la ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información
se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación
y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio.

2. Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales

Cuando REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los
términos de la ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los
cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en esta norma y en la ley. Esta función estará en cabeza del Director General
de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE .
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte
de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda: «reclamo en trámite» en la forma en que se
regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas
por los titulares de los datos personales.
h) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez
notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados
con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso
a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria
y Comercio o autoridad competente.

3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.

Además de los deberes antes descritos en cabeza de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento de las bases de datos de propiedad de la organización, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que
trata REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE
b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las bases de datos
que contengan datos personales
c) Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen
datos personales.
d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta norma por parte de los destinatarios
de la misma.
e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
f) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales, que
comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de
la base de datos.
g) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en
los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del
tratamiento.
h) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las
bases de datos que contengan datos personales.
i) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de
carácter personal.

4. Deber de secreto y confidencialidad

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con la organización.

El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Reglamento interno de trabajo y la legislación vigente.

10 PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN, Y OPOSICIÓN.

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE ,
adopta el siguiente procedimiento:

a) El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener
reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

b) La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE para el
ejercicio del Habeas Data. REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

c) La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

d) Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

e) Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE proceda como responsable de la base de
datos a dar respuesta.

f) Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

g) Documentos que soportan la solicitud.

h) Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: “Reclamo en trámite” y “Reclamo resuelto”.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará REDCORD DE
COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informará al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros 15 días.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la
organización.

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos, aquí descrito.

11. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE , como
responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad
empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de
datos contenidas en sus sistemas de información.
El registro central de bases de datos personales permitirá:

a) Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE. A cada base se le asignará un número de registro.

b) La inscripción de las bases de datos personales indicará:

(i) El tipo de dato personal que contiene;
(ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos;
(iii) Identificación del área de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL
DE CÉLULAS MADRE que hace el tratamiento de la base de datos;
(iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos;
(v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud
del tipo de dato personal que contiene;
(vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de REDCORD DE
COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE;
(vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base
de datos;
(viii) La condición de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE
CÉLULAS MADRE como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las
bases de datos;
(ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe;
(x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento;
(xi) Colaborador de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE
CÉLULAS MADRE custodio de la base de datos;
(xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que
llegare a expedirse.

c) De manera periódica se registrará, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de las mismas.

d) La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiados por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, serán documentados.

e) El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de esta.

f) La cancelación de la base de datos de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE para hacer efectiva la cancelación.

12 TRATAMIENTO DE DATOS

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros:

1. Generalidades sobre la autorización

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, informará al titular de los datos lo siguiente:

a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del
mismo.
b) Los derechos que le asisten como titular.
c) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en
por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado
del tratamiento.

1.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet,
Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o
mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el
consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca,
que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados
y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por REDCORD DE
COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE y será puesto a disposición
del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

1.2. Prueba de la autorización

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE utilizará los
mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes
y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de
cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el
tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos
físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros
contratados para tal fin.

1.3 Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

2. Tratamiento

2.1 Datos Públicos

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE advierte que,
trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública. Esta
situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento
de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas
que regulen esta materia a cargo de la empresa.

2.2 Datos sensibles

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE restringirá el
tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará
consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados,
causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE utiliza y trata
datos catalogados como sensibles, cuando:

a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles,
salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar la autorización.
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial;
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco
de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir,
el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se
logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS
MADRE cumple con las siguientes obligaciones:

(i) Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar
su tratamiento.
(ii) Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de
la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos
objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y
obtener el consentimiento expreso.
(iii) No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales
sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

Así mismo REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE,
se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por
la Ley, salvo en los siguientes casos:

• Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
• Cuando por Ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
• Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
• Cuando el Tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o
cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica,
religiosa o sindical.
• El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este
caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

2.3 Tratamiento de datos de menores 

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto
cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo
7 de la ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y
requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o
adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser
escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños,
niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán
aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y dicho decreto.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de
los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley
1581 de 2012 y el mencionado decreto.

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y
en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores
deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser
observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte
Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de
realizar algún tratamiento de sus datos.

3. Clasificación de las bases de datos de la organización

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

3.1 Bases de datos de pacientes.

Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que
contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad
de pacientes de manera voluntaria y en ejercicio de autonomía de la voluntad privada
contractual, adquieren la calidad de clientes.

Los datos que Redcord S. A. recolecta de terceros, se procesan y usan de conformidad con
las regulaciones actuales de protección de información y privacidad, antes mencionadas, lo
que no impide que éstos puedan verificar la exactitud de la misma y ejercer sus derechos
relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, así como su
derecho a revocar la autorización suministrada a REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO
NACIONAL DE CÉLULAS MADRE para el tratamiento de sus datos.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, en ejercicio
de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, remite un aviso de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas, en calidad de
clientes, que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la
vigencia de la Ley 1581 de 2012.

3.1.1. Finalidad

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, recopila
datos personales relacionados con sus clientes con fines de consulta, procesamiento y uso,
con los siguientes objetivos:

a) Desarrollar e implementar nuevas campañas promocionales de sus productos y servicios,
diseñar y ofrecer servicios mediante la gestión de análisis y perfilamiento de sus clientes
en aspectos demográficos y hábitos de consumo, entre otros.
b) Gestionar tareas básicas de gestión administrativa.
c) Comunicar a través de cualquier canal destinado para tal propósito, las promociones,
novedades, productos y servicios relacionados con los productos y servicios ofrecidos y
comercializados por la organización. Dicho uso se realizará únicamente si los terceros
deciden voluntariamente registrar la información y dan su autorización expresa al
respecto.
d) Pago de obligaciones contractuales.
e) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de
la misma.
f) Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
g) Contacto con Clientes, Empleados o Proveedores para el envío de información
relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
h) Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la
información y datos personales, le corresponde a la Compañía.
i) Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
j) Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.

El uso, determinado por los distintos fines, antes indicados y que incluyen el envío de
información comercial y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que REDCORD
DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE ofrece, podrá ejercerse a
través de, entre otros, (I) llamadas telefónicas a celulares o teléfonos fijos, (II) correos
electrónicos, (III) mensajes de texto

El titular de los datos autoriza mediante la obtención del consentimiento informado a
REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE y a sus aliados
comerciales para utilizar la información que suministra, en la gestión propia y dentro de las
alianzas comerciales que suscriba Redcord S.A., para generar valores agregados. Por ello, lo
autoriza para conservarlos, actualizarlos, procesarlos, obtener datos a partir de la utilización
de los convenios y alianzas y tratarlos en las formas establecidas en la presente política.

3.2 Bases de profesionales de salud (médicos)

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de médicos
gestionados por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS
MADRE ; los cuales tienen como fin, brindar información comercial a los posibles interesados
en contratar con la organización.

3.3 Bases de datos de Colaboradores

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas
naturales que se vinculan laboralmente con REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO
NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las
disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanta información
privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines
diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del
titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, REDCORD DE COLOMBIA
S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE dará tratamiento a los datos sensibles o
de menores sin autorización previa.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, en ejercicio
de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, remitió un aviso de solicitud de
autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales
vinculadas como empleados de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE
CÉLULAS MADRE, que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con
anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

3.3.1. Datos personales relacionados con la Gestión del recurso humano.

3.3.1.1 Tratamiento de datos antes de la relación contractual.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE tratará los
datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se
postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación
laboral y/o de servicios.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, una vez
agote el proceso de selección y entregará a las personas no seleccionadas los datos
personales suministrados, salvo que los titulares de los datos, por escrito autoricen la
destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información
obtenida por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE
respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y
entrevistas, serán destruidos y/o eliminados de sus sistemas de información, dando así
cumplimiento al principio de finalidad.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE cuando
contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el
tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como
la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal
seleccionado para laborar en REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE
CÉLULAS MADRE, serán almacenados en las carpetas personales correspondientes,
aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad
de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de
REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE y la
información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el
mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

3.3.1.2 Tratamiento de datos durante la relación contractual.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE almacenará
los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los
empleados en carpetas identificadas con el nombre de cada uno de ellos; para uso del área
de Gestión Humana y del área de administración de uso de Nómina. Estas carpetas físicas o
digitales solo serán accedidas y tratadas por el Área de Gestión Humana y Administración, respectivamente y con la finalidad de administrar la relación contractual entre REDCORD DE
COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la
relación contractual está prohibido en REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL
DE CÉLULAS MADRE

El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por
orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la
Gerencia General y sus asesores jurídicos externos, evaluar la competencia y eficacia de la
orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos
personales.

3.3.1.3 Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, REDCORD DE COLOMBIA
S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE procederá a almacenar los datos
personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de
la relación laboral, en un archivo central físico, sometiendo tal información a medidas y niveles
de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener
datos sensibles.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE tiene
prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una
desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.
Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del
titular del dato personal.

3.3.1.4 Tratamiento de datos personales de accionistas.

Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de
accionista de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE
, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de
comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas
contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

3.3.4 Bases de datos de Contratistas y Proveedores 

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas
naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como
finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por REDCORD DE
COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, para la adquisición de
servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de
algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y
sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El
tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o
el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, en ejercicio
de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, remitió un aviso de solicitud de
autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales
vinculadas contractualmente con REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE
CÉLULAS MADRE, que se encuentran incluidos en bases de datos conformadas con
anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

3.3.4.1 Tratamiento de datos personales de Proveedores.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE solo recabará
de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad
de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a
REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE por naturaleza
jurídica la divulgación de datos del proveedor persona física consecuencia de un proceso de
contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en
esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE recolectará
de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo
las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por REDCORD DE
COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, tendrá como única finalidad
verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este
requisito, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE
podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos
datos.

Cuando REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE
entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos
personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta norma. Para tal efecto se incluirá la
previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los
datos personales. REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS
MADRE verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos
respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

3.5 Bases de datos para la comercialización / Marketing Digital

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de posibles
prospectos de clientes gestionados por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO
NACIONAL DE CÉLULAS MADRE; los cuales tienen como fin, brindar información comercial
a los posibles interesados en contratar con la organización.

3.6 Bases de datos de Prospectos

Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen datos de posibles
prospectos de clientes gestionados por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO
NACIONAL DE CÉLULAS MADRE; los cuales tienen como fin, brindar información comercial
a los posibles interesados en contratar con la organización.

4. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación con terceros

Los terceros que en procesos de contratación, alianzas, asesorías y/o acuerdos de cualquier otro tipo o naturaleza con la organización, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

5. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general

La recolección de datos de personas físicas que REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

1. Generalidades

a) Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo electrónico: servicioalcliente@redcord.net de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
b) Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad
hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
c) No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013).
d) Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
e) Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de la empresa, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.

2. Procedimientos

2.1 Consultas.

Requisitos para la atención de Consultas.

a) Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como
mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de
contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el
representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el
caso.
b) Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero
autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico
destinado por REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO NACIONAL DE CÉLULAS
MADRE adjuntando la información anteriormente relacionada.
c) Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o
apoderado podrá radicar la consulta en la sede de REDCORD DE COLOMBIA S.A.S
BANCO NACIONAL DE CÉLULAS MADRE, adjuntando la información anteriormente
relacionada.
d) La persona interesada en ejercer este derecho deberá en todo caso, utilizar un medio
que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio
utilizado para ejercer este derecho; REDCORD DE COLOMBIA S.A.S BANCO
NACIONAL DE CÉLULAS MADRE atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla
con los siguientes requisitos: